Faktura VAT jest dokumentem księgowym i jednocześnie rachunkiem zawierającym szczegółowe dane o transakcji. Faktura typu VAT jest szczególnym rodzajem faktury, ponieważ podlega osobnym przepisom oraz wystawiana jest przez płatników podatku VAT.

WAŻNE! Transakcje odbywające się pomiędzy przedsiębiorcami muszą być zawsze odpowiednio dokumentowane!

Podatnicy zwolnieni z podatku VAT mogą wystawiać rachunki uproszczone. Od 2013 r. faktury VAT mogą wystawiać również zarejestrowani podatnicy zwolnieni z VAT. Rachunki uproszczone wystawiają głównie drobni przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekracza rocznie 150 tys. zł (np. jednoosobowe działalności gospodarcze, rzadziej w formie spółki).  Utrzymywanie sprzedaży opodatkowanej na stałym poziomie poniżej 150 tys. zł powoduje, że przedsiębiorcy tacy posługiwać się mogą wyłącznie rachunkami.

Rachunek jest uproszczonym dokumentem księgowym, który zawiera mniejszą ilość informacji niż standardowo wystawiana faktura VAT. Nie wszyscy podatnicy mają prawo korzystać z uproszczeń i wystawiać taki rachunek. Taki przywilej dotyczy wyłącznie tych podatników, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego. Czynny podatnik VAT z chwilą rejestracji traci uprawnienie do wystawiania rachunków, rozpoczynając potwierdzanie czynności opodatkowanych fakturami.

Na fakturach na rzecz osób fizycznych nie ma obowiązku podawania numeru PESEL. W związku z tym, że numeru NIP nie stosuje się już dla osób fizycznych nie prowadzących działalności, pole identyfikatora NIP po prostu się pomija.

Podatnik, który nie wystawia faktury VAT mimo obowiązku jej sporządzenia, powinien pamiętać, że konieczność rozliczenia się z podatku VAT nie zależy od tego, czy faktura została wystawiona, czy też nie. Podatek VAT należy zapłacić nawet w takiej sytuacji, gdy pominięto obowiązek wystawienia faktury.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura VAT powinna zawierać przynajmniej:

  • nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP,
  • datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu,
  • napis Faktura VAT oraz numer kolejny faktury,
  • nazwę towaru lub usługi (przedmiotu transakcji),
  • jednostkę miary i liczbę sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi.

Każda faktura wygenerowana z poziomu systemu faktury24.pl posiada wszystkie niezbędne elementy, które wymagane są przez obowiązujące prawo.

Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Obecnie nie obowiązuje już rozróżnienie na „oryginał” i „kopię” faktury. Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).

WAŻNE! W przypadku jakiejkolwiek pomyłki, lub reklamacji, wystawia się fakturę korygującą.

Podstawa prawna

Obowiązek dokumentacji operacji gospodarczych przy pomocy faktur definiuje ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (z późniejszymi zmianami), która popularnie zwana jest ustawą o VAT. Artykuł 106 ustęp 8 ustawy o VAT stwierdza:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: 1) określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania 2) może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności 3) może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur zawierają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360). Wcześniej obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 (Dz.U. nr 212 poz. 1337) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. (Zastąpiło ono poprzednie, z dnia 25 maja 2005, o adresie publikacyjnym Dz.U. nr 95 poz. 798.)

Podczas redagowania artykułu wykorzystano materiały z http://pl.wikipedia.org